فرصة عمل مساعدة إدارية خلفية

نبذة عن الوظيفة

تُعَدُّ وظيفة المساعدة الإدارية الخلفية من الوظائف الحيوية التي تضمن سير الأعمال اليومية بسلاسة داخل المؤسسة. تتطلب هذه الوظيفة قدرة عالية على التنظيم، وإدارة الوثائق، وتنسيق التواصل بين الأقسام المختلفة. ستعمل المتقدمة على دعم الفرق التشغيلية وتوفير بيئة عمل منظمة تساعد على تحقيق الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.

المهام الأساسية

1. استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية وتوجيهها إلى الجهات المختصة.
2. إعداد وتحديث الملفات الإدارية والوثائق الرسمية، وضمان حفظها وفقاً للمعايير المعتمدة.
3. تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات، وإعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على المعنيين.
4. متابعة طلبات الشراء وتوثيق الفواتير وإعداد التقارير المالية البسيطة.
5. تنسيق عمليات الاستقبال والضيافة للزوار والعملاء، وضمان تقديم خدمة متميزة.
6. دعم فرق الموارد البشرية في عمليات التوظيف، مثل جدولة المقابلات وتحديث سجلات الموظفين.
7. إعداد العروض التقديمية والمواد الإدارية باستخدام برامج الأوفيس.
8. مراقبة المخزون المكتبي وطلب اللوازم عند الحاجة.
9. المساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية من خلال اقتراح حلول مبتكرة.
10. تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يكلفها بها المشرف المباشر.

المؤهلات المطلوبة

• شهادة دبلوم أو ما يعادلها في الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة سابقة لا تقل عن سنة في مجال الدعم الإداري أو السكرتارية.
• إتقان اللغة العربية كتابةً وتحدثاً، ومعرفة جيدة باللغتين الفرنسية والإنجليزية تُعَدُّ ميزة إضافية.
• إلمام ببرامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint) ومستوى جيد في التعامل مع الأنظمة الإلكترونية.
• القدرة على التعامل مع ضغط العمل وإدارة الأولويات بفعالية.

المهارات الشخصية

• مهارات تواصل شفوية وكتابية ممتازة.
• دقة عالية في إنجاز المهام والاهتمام بالتفاصيل.
• قدرة على العمل ضمن فريق وتنسيق الجهود بين الأقسام.
• مرونة في التعامل مع تغيرات الجدول الزمني والمهام المفاجئة.
• حس تنظيمي قوي وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.

بيئة العمل

تعمل المؤسسة في قطاع خدماتي متنوع، وتوفر بيئة عمل ديناميكية تشجع على الابتكار والتطوير المستمر. يتميز المكتب بمساحات مفتوحة ومجهزة بأحدث التقنيات لتسهيل التواصل وتبادل المعلومات. يُشجع الموظفون على تبادل الأفكار والمشاركة في برامج التدريب الداخلي لتطوير مهاراتهم المهنية.

المزايا الوظيفية

• راتب تنافسي يُحدد وفقاً للخبرة والمؤهلات.
• فرص للتطوير المهني من خلال دورات تدريبية داخلية وخارجية.
• بيئة عمل محفزة تدعم التوازن بين الحياة الشخصية والعملية.
• تأمين صحي شامل للموظف وعائلته.
• إجازات سنوية مدفوعة الأجر وفقاً للقانون المغربي.
• حوافز شهرية وربعية بناءً على الأداء.

طريقة التقديم

للمهتمات بالانضمام إلى فريقنا، يرجى إرسال السيرة الذاتية مرفقة برسالة تحفيزية إلى الرابط التالي:
https://www.emploi.ma/offre-emploi-maroc/assistante-back-office-casablanca-9414156
تأكد من إرفاق جميع المستندات المطلوبة وتحديد رقم المرجع إذا كان متوفرًا في الإعلان الأصلي.